• Cloud, Guide, Microsoft 365
• 23 Ottobre 2025

Quando pensate a Microsoft 365, probabilmente vi vengono subito in mente Outlook, Word, Excel o Teams. Sono gli strumenti che usate ogni giorno per comunicare, scrivere documenti o partecipare a riunioni. Tuttavia, la vostra licenza Microsoft 365 (che sia Business o Enterprise) include molte altre applicazioni già disponibili nel portale aziendale, spesso poco conosciute ma capaci di migliorare la produttività e la collaborazione in modo significativo.

In questo articolo vi guiderò alla scoperta delle app “nascoste” di Microsoft 365, con esempi concreti che vi aiuteranno a capire come possono diventare alleate nel vostro lavoro quotidiano.

Microsoft Lists

Lists vi consente di creare elenchi strutturati per organizzare informazioni, processi o attività. Potete considerarlo come un Excel collaborativo, ma più visuale e flessibile.

Immaginate di lavorare in un ufficio commerciale e di dover tenere traccia delle trattative in corso. Con Lists potete creare un elenco condiviso che includa campi come il nome del cliente, la fase della trattativa, il valore stimato e la data di chiusura prevista. Tutti i colleghi possono aggiornare i dati in tempo reale e visualizzare la lista direttamente in Microsoft Teams.

In questo modo, non dovete più scambiarvi file via email o preoccuparvi delle versioni: il vostro elenco è sempre aggiornato, condiviso e accessibile ovunque.

Microsoft Loop

Loop è una delle novità più interessanti di Microsoft 365. Si tratta di un ambiente collaborativo in cui potete creare componenti dinamici come elenchi, paragrafi o tabelle, che rimangono sincronizzati in tempo reale anche se li inserite in Teams, Outlook o Word Online.

Pensate a un gruppo di lavoro che deve preparare la pianificazione di un progetto. Con Loop potete creare una tabella con le attività, le scadenze e i responsabili, condividerla in Teams e modificarla tutti insieme. Ogni aggiornamento viene sincronizzato automaticamente in tutti i punti in cui quel contenuto è utilizzato.

È un modo completamente nuovo di lavorare, che elimina duplicazioni e favorisce la collaborazione continua, anche a distanza.

Microsoft Viva

La piattaforma Microsoft Viva è pensata per migliorare l’esperienza dei dipendenti, la comunicazione interna e la formazione. È composta da diversi moduli che potete utilizzare in base alle vostre esigenze.

• Con Viva Connections potete accedere a notizie, risorse e aggiornamenti aziendali direttamente da Teams, come se aveste una intranet integrata.
• Viva Engage vi permette di partecipare alla vita aziendale con post, sondaggi e community, in uno spazio simile a un social network interno.
• Viva Learning raccoglie corsi formativi interni o esterni (come LinkedIn Learning) in un’unica piattaforma.
• Viva Insights vi offre statistiche sul vostro modo di lavorare, suggerendo momenti di pausa o tempo di concentrazione per migliorare l’equilibrio tra riunioni e produttività.

Usare Viva significa migliorare il coinvolgimento delle persone, rendendo il lavoro più sostenibile e connesso.

Microsoft Sway

Sway vi consente di creare facilmente presentazioni e report interattivi. A differenza di PowerPoint, non serve preoccuparsi del design: Sway genera automaticamente layout moderni e responsive.

Immaginate di dover raccontare i risultati di un progetto o un’iniziativa interna. Potete inserire testo, immagini, grafici da Excel e video da Stream, ottenendo una presentazione accattivante che si adatta perfettamente anche ai dispositivi mobili.

Con un semplice link potete condividere il vostro lavoro con tutto il team, senza inviare file pesanti via email.

Power Automate

Con Power Automate potete automatizzare attività ripetitive e flussi di lavoro tra app diverse, riducendo tempi e possibilità di errore.

Ad esempio, potete creare un flusso che, ogni volta che qualcuno compila un modulo in Microsoft Forms, invia una notifica in Teams al responsabile e archivia automaticamente le risposte in OneDrive.
Oppure potete impostare un flusso che salva in una cartella condivisa tutte le email con allegati provenienti da un cliente specifico.

Le automazioni possono sembrare piccole, ma sommate tra loro fanno risparmiare molte ore ogni settimana.

Power Apps

Power Apps vi consente di creare applicazioni personalizzate per la vostra azienda, anche senza essere sviluppatori. È lo strumento ideale per digitalizzare attività operative come controlli, ispezioni o manutenzioni periodiche, eliminando moduli cartacei e semplificando la raccolta dei dati.

Immaginate di lavorare in un’azienda di servizi o in un reparto tecnico che deve effettuare verifiche di manutenzione sugli impianti. Con Power Apps potete creare un’app mobile in cui i tecnici, durante i sopralluoghi, compilano direttamente sul tablet o sullo smartphone i dati del controllo: numero di serie dell’impianto, stato, eventuali anomalie, foto e firma digitale.

Tutte le informazioni inserite vengono salvate automaticamente in OneDrive o SharePoint e raccolte in un foglio Excel, che diventa un registro aggiornato in tempo reale di tutte le attività di manutenzione svolte. Potete poi analizzare i dati in Excel o Power BI, filtrando per impianto, data o tipologia di intervento.

Con Power Apps potete creare in pochi giorni un sistema di controllo digitale su misura per la vostra azienda, riducendo errori e tempi di gestione, e integrando tutto nel vostro ambiente Microsoft 365.

Power Pages

Power Pages è la soluzione Microsoft per creare siti web aziendali sicuri anche senza competenze di sviluppo. Potete utilizzare modelli predefiniti, connettervi a fonti dati come Dataverse o SharePoint e gestire l’accesso con Microsoft Entra ID.

Un esempio pratico è la creazione di un portale clienti dove gli utenti possono scaricare documentazione, aprire richieste di supporto o aggiornare le proprie informazioni. Tutto questo senza coinvolgere sviluppatori esterni.

È uno strumento ideale per digitalizzare i processi aziendali e offrire servizi self-service ai vostri clienti.

Microsoft Forms

Forms è uno strumento semplice per creare questionari, quiz o sondaggi. Potete raccogliere rapidamente dati e opinioni e visualizzare i risultati in tempo reale.

Pensate a una sessione di formazione: potete creare un modulo di valutazione da condividere subito dopo il corso. I risultati vengono raccolti automaticamente e potete analizzarli in Excel o in Power BI per comprendere meglio il livello di soddisfazione dei partecipanti.

È un modo pratico per raccogliere feedback e migliorare i processi interni. Io lo utilizzo tantissimo!

Microsoft Whiteboard

Con Whiteboard potete creare lavagne digitali condivise dove disegnare, scrivere note e aggiungere post-it virtuali insieme ai vostri colleghi. È uno strumento perfetto per riunioni creative, workshop o brainstorming.

Durante un incontro di pianificazione potete, ad esempio, raccogliere idee, definire obiettivi e disporli in una mappa visiva. Tutti i partecipanti vedono in tempo reale le modifiche e possono contribuire.

La lavagna rimane salvata e può essere ripresa in qualsiasi momento, anche da chi non ha partecipato alla riunione.

Microsoft Stream (su SharePoint)

Stream è la piattaforma video integrata in Microsoft 365. Nella nuova versione, i video vengono salvati direttamente su SharePoint o OneDrive, diventando facili da gestire e condividere.

Le riunioni registrate su Teams vengono archiviate automaticamente, possono essere trascritte e sottotitolate, e potete cercare parole chiave all’interno del video per trovare rapidamente il punto che vi interessa.

Molte aziende usano Stream per costruire una libreria video aziendale con registrazioni, tutorial e messaggi della direzione.

Clipchamp

Clipchamp è un editor video incluso in molte licenze Microsoft 365. Vi permette di creare video professionali in pochi minuti, anche senza esperienza di montaggio.

Potete montare filmati, aggiungere musica, titoli, transizioni e registrare la webcam o lo schermo.
Immaginate di dover realizzare un breve video di presentazione per un nuovo prodotto: con Clipchamp potete scegliere un modello predefinito, inserire il logo aziendale e aggiungere una colonna sonora senza uscire dal browser.

È uno strumento perfetto per creare contenuti di comunicazione interna o marketing in autonomia.

Microsoft To Do

To Do è la vostra lista di attività personale. Vi aiuta a organizzare il lavoro quotidiano, pianificare scadenze e mantenere il controllo delle priorità.

Potete creare liste tematiche, impostare promemoria e sincronizzare le attività con Outlook e Planner. Ogni mattina potete consultare la sezione “Le mie attività”, che raccoglie automaticamente anche i compiti assegnati in altri strumenti Microsoft.

È un’app semplice ma indispensabile per chi vuole gestire meglio il proprio tempo.

Microsoft Planner

Con Planner potete gestire progetti in modo visuale e intuitivo, utilizzando bacheche in stile Kanban. Ogni attività può avere scadenze, assegnatari, checklist e allegati, e potete monitorare l’avanzamento generale del lavoro.

Un team marketing, ad esempio, può creare una bacheca per la pianificazione di una campagna: ogni colonna rappresenta una fase, e ogni scheda un’attività. In questo modo, tutti sanno cosa c’è da fare e a che punto si trova il progetto.

Planner è integrato in Teams e To Do, permettendovi di passare facilmente dalla visione personale a quella di gruppo.

Microsoft Bookings

Bookings vi aiuta a gestire appuntamenti e prenotazioni in modo ordinato. Potete creare una pagina pubblica di prenotazione in cui i vostri clienti o colleghi scelgono data e orario, e ricevono conferme e promemoria automatici via email o Teams.

È utile per chi lavora con incontri individuali, come consulenti, formatori o reparti HR. Ad esempio, il team IT può usarlo per organizzare sessioni di supporto tecnico interno senza dover gestire manualmente gli orari.

Bookings elimina la confusione delle email e automatizza la pianificazione.

Microsoft OneNote

OneNote è il vostro taccuino digitale, ideale per raccogliere appunti, idee e materiali. Potete organizzare le note in sezioni e pagine, scrivere testo, inserire immagini, link, e persino disegnare con penna digitale.

Durante una riunione potete annotare decisioni, allegare documenti o creare elenchi di attività. Tutto viene sincronizzato automaticamente e rimane accessibile da qualsiasi dispositivo.

OneNote è uno strumento prezioso per chi vuole conservare informazioni e ispirazioni in modo ordinato e facilmente ricercabile.

Microsoft Power BI

Con Power BI potete trasformare dati aziendali in dashboard e report interattivi. È uno strumento che vi permette di visualizzare tendenze, analizzare risultati e prendere decisioni basate sui dati, anche senza competenze da analista.

Potete, ad esempio, creare un report che unisce i dati delle vendite da Excel con le risposte di un sondaggio raccolto tramite Forms, e condividere la dashboard con il vostro team.

È la soluzione ideale per chi vuole avere sempre sotto controllo gli indicatori chiave del proprio lavoro.

Microsoft Visio

Visio vi consente di creare diagrammi, organigrammi e mappe di processo in modo visuale e chiaro. È utile non solo per reparti tecnici, ma per chiunque debba illustrare flussi o procedure.

Potete progettare un organigramma aziendale, rappresentare un processo di approvazione o una rete IT, e condividere tutto in Teams. La versione web è inclusa in molte licenze Microsoft 365, quindi potete usarla senza installare nulla.

È uno strumento che semplifica la comunicazione visiva e la comprensione dei processi complessi.

Conclusioni

Microsoft 365 è molto più di una semplice suite di produttività: è un ecosistema completo di strumenti che vi permette di collaborare meglio, risparmiare tempo e digitalizzare i vostri processi.

Molte di queste app sono già incluse nella vostra licenza. Basta aprire il portale office.com/apps ed esplorare ciò che avete a disposizione.

Provatele, anche partendo da un piccolo progetto: potreste scoprire che la vera innovazione non consiste nell’adottare nuovi strumenti, ma nello sfruttare al massimo quelli che già avete.